Meldungsbearbeitung

Im Nachfolgenden werden die Abschnitte des Meldungs-Datenblattes ausführlicher vorgestellt und die einzelnen Schritte der Meldungsbearbeitung erläutert.

image89 Zuordnung

Unter dem automatisch generierten Aktenzeichen, das auch als Beschriftung für den Reiter des Meldungsdatenblattes verwendet wird, ist die Person, die die Meldung importiert hat, als zustän­dige/r Bearbeiter/-in eingetragen. Um den Eintrag zu ändern, klicken Sie auf die Anzeige und wählen Sie einen anderen Mitarbeiter aus.

image147Datum der Meldung bzw. der Diagnose werden ebenso aus dem Meldungs-xml übernommen, wie auch der sog. Meldetatbestand. Dieser legt fest, welche Übermittlungskategorie der Fall haben wird, der aus der Meldung neu erzeugt wird, oder der bestehende Fall haben muss, dem die Mel­dung zugeordnet wird. Die Id der Meldung ist die GUID, unter der alle später eingehenden Unter­suchungsergebnisse zur Probe gebündelt werden. Als Meldungskennung wird der Name der im­portierten Meldungsdatei im xml-Format angezeigt. Die Meldungsansicht kann, wie im Meldungs­eingang auch, über die Schaltfläche Meldung anzeigen geöffnet werden. Meldung speichern, errmöglicht das lokale Speichern der xml-Datei zur händischen Weiter-leitung per (verschlüsselter) eMail an ein anderes Gesundheitsamt.

Da zeitversetzte Untersuchungen an einer Probe, mehrere meldepflichtige Ergebnisse liefern können (z.B. erst einen Nukleinsäurenachweis und danach die Ergebnisse aus Resistenztestungen in Kultur), gehen i.d.R. mehrere Meldungen mit identischer ID der Meldung zu einem Fall ein. Wenn im Status der Meldung < final > steht, kann davon ausgegangen werden, dass keine weiteren Untersuchungsergebnisse gemeldet werden.

image99/image158Informationen zum Patienten/zur Patientin

Hier werden die in der Meldung vorhandenen Angaben zur betroffenen Person angezeigt. Bevor aus einer Meldung ein neuer Fall erzeugt bzw. eine Meldung einem bereits bestehenden Fall zugeordnet wird, muss überprüft werden, ob der Patient/ die Patientin bereits in der lokalen Datenbank erfasst ist. Dies geschieht beim Import in Variante 2 und 3 automatisch anhand von Vor-, Nachname und Geburtsdatum. Bei unvollständiger/abweichender Schreibweise in einer bereits vorhandenen Personenadresse kann die Meldung der Person nicht automatisch zugeordnet werden.

INFO Ist die in der Meldung genannte Person mit unvollständiger/abweichender Schreibweise bereits in der Datenbank erfasst, muss unbedingt überprüft werden, ob zu dieser Person bereits ein Fall angelegt wurde, der dem Meldetatbestand der aktuellen Meldung entspricht. Falls ja, sollten die Personenangaben aktualisiert werden, um zu verhindern, dass die Person ein zweites Mal erfasst und ein Fallduplikat angelegt wird.

Häufige Fehlerquellen sind z.B. bei ausländischen Namen die Verwechselung von Vor- und Nachname; bei Doppelnamen das Fehlen eines Namensteils im erfassten Personendatensatz; ein Zahlendreher bei der händischen Erfassung des Geburtsdatums einer Person.

Um eine Meldung händisch mit einem vorhandenen Personen-Datensatz zu verknüpfen

  • betätigen Sie die die Schaltfläche find am rechten Rand des Feldes Zuordnung Patient/in.

    Es öffnet sich die Personen-Suche. In den Filtereinstellungen sind Vor- und Nachname sowie das Geburtsdatum der Patientin/des Patienten aus der Meldung eingetragen.

  • Starten Sie die find Suche.

Erscheint die gesuchte Person aus der Meldung in Ihrem Suchergebnis

  • Markieren Sie den passenden Eintrag und bestätigen Sie die Auswahl mit < OK >

    Es öffnet sich der gefundene Datensatz zur Personenadresse.

  • image14 Speichern und schließen Sie den gefundenen Adress-Datensatz nach Prüfung der Angaben.

    Im Feld Zuordnung Patient/in des Meldungs-Datenblattes erscheint die Verknüpfung zum vorhandenen Personen-Datensatz.

image159Liefert die Suche keinen Treffer, erweitern Sie Ihre Suche, indem Sie z.B. das Geburtsdatum aus der Suchmaske entfernen und suchen Sie erneut. Bei ausländischen Namen vertauschen Sie Vor- und Familienname mit dem Button , bei Doppelnamen, entfernen Sie den Namenszusatz und suchen Sie erneut.

Liefert auch die erweitere Suche auch keinen Treffer, kann für die betroffene Person ein neuer Adress-Datensatz angelegt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Klicken Sie dazu in der Suchmaske auf person_add_from_search.

Es öffnet sich der neu erstellte Datensatz zur Personenadresse. Alle Angaben aus der Suchmaske sind in das neue Personen-Datenblatt übernommen. Achten Sie daher darauf, dass Sie vor diesem Schritt alle oben beschriebenen Änderungen in der Suchmaske rückgängig gemacht haben

  • image14 Speichern und schließen Sie den neuen Adress-Datensatz.

    Im Feld Zuordnung Patient/-in des Meldungs-Datenblattes erscheint eine Verknüpfung zur neu angelegten Person, deren Adress-Datenblatt durch Klick auf den angezeigten Namen geöffnet werden kann.

Sind Sie sich absolut sicher, dass die betroffene Person nicht im Datenbestand vorhanden ist (z.B. weil Sie die Person zuvor bereits in der Personenverwaltung nicht gefunden haben), kann ein neuer Personen-Datensatz direkt und unter Umgehung der Suche angelegt werden:

  • betätigen Sie dazu im Meldungsdatenblatt die die Schaltfläche add-2 am rechten Rand des Feldes Zuordnung Patient/-in.

Es erscheint ein Datenblatt für die Erfassung von Personenadressen.

Die Angaben aus der elektronischen Meldung betroffenen Person sind übernommen.

  • image14 Speichern Sie den neuen Adress-Datensatz.

    Im Feld Zuordnung Patient/-in des Meldungs-Datenblattes erscheint die Verknüpfung zum neue angelegten Personen-Datensatz, dessen Datenblatt durch Klick auf den Namen geöffnet werden kann.

image161Informationen zum Meldenden

Damit (im Gesundheitsamt) in der Liste der Meldungen zum Fall der Melder angezeigt werden kann, muss die Meldung zu dem Einrichtungs-Datensatz des Melders zugeordnet werden. Nur wenn alle eingehenden Meldungen bzgl. ihrer meldenden Einrichtung erfasst werden, kann im Gesundheitsamt ausgewertet werden, wie viele Meldungen von welchem Melder empfangen und bearbeitet wurden.

Die Verknüpfung der Meldung mit dem Einrichtungsdatensatz erfolgt automatisch anhand der Einrichtungskennung (DEMIS-Meldernummer/Teilnehmernummer oder BSNR). Ist diese in der Meldung nicht angegeben, oder fehlt sie in einem bereits vorhandenen Einrichtungsdatensatz, muss nach dem Namen der Einrichtung gesucht werden.

Um zu überprüfen, ob das meldende Labor/der meldende Arzt bereits in der lokalen Datenbank vorhanden ist,

  • betätigen Sie die die Schaltfläche find am rechten Rand des Feldes Zuordnung Melder.

    Es öffnet sich die Suche nach Einrichtungen. Im Suchtext steht der Name des Labors/der Arztpraxis aus der Meldung.

  • Starten Sie die find Suche

Erscheint das/die in der Meldung angegebene Labor/Arztpraxis aus der Meldung im Suchergebnis

  • Markieren Sie den passenden Eintrag und bestätigen Sie die Auswahl mit < OK >

    Im Feld Zuordnung Melder des Meldungs-Datenblattes erscheint der Verknüpfung zum meldenden Labor, dessen Adress-Datenblatt durch Klick auf den Namen geöffnet werden kann.

Liefert die Suche keinen Treffer, kann für das meldende Labor ein neuer Adress-Datensatz angelegt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • betätigen Sie die die Schaltfläche add-2 am rechten Rand des Feldes Zuordnung Melder.

Es erscheint ein Datenblatt für die Erfassung von Einrichtungsadressen.

Die Angaben aus der elektronischen Meldung zum Melder sind übernommen. Als Einrichtungstyp wird der Adresse ‚meldendes Labor’ beigefügt.

  • image14 Speichern Sie den neuen Adress-Datensatz.

    Im Feld Zuordnung Melder des Meldungs-Datenblattes erscheint die Verknüpfung zum neu angelegten meldenden Labor, dessen Adress-Datenblatt durch Klick auf den Namen geöffnet werden kann.

image161 Informationen zum Einsender

Damit (im Gesundheitsamt) in der Liste der Meldungen zum Fall der Auftraggeber der Untersuchung (meist der behandelnde Arzt) bzw. das mit der Untersuchung beauftragte Labor zu sehen ist, kann der Einsender erfasst und mit der Meldung verknüpft werden

Um zu überprüfen, ob der Einsender bereits in der lokalen Datenbank vorhanden ist,

  • betätigen Sie die die Schaltfläche find am rechten Rand des Feldes Adresse des/der Einsenders/-in.

    Es öffnet sich die Suche nach Einrichtungen. Im Suchtext steht der Name des Einsenders aus der Meldung.

  • Starten Sie die find Suche

Erscheint der in der Meldung angegebene Einsender in Ihrem Suchergebnis

  • Markieren Sie den passenden Adress-Datensatz und bestätigen Sie die Auswahl mit < OK  >

    Im Feld Adresse des/der Einsenders/-in des Meldungs-Datenblattes erscheint die Verknüpfung zum Einsender, dessen Adress-Datenblatt durch Klick auf den Namen geöffnet werden kann.

Liefert die Suche keinen Treffer, kann für den Einsender ein neuer Adress-Datensatz angelegt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • betätigen Sie die die Schaltfläche add-2 am rechten Rand des Feldes Adresse des/der Einsenders/-in.

Es erscheint ein Datenblatt für die Erfassung von Einrichtungsadressen.

Die Angaben aus der elektronischen Meldung zum Melder sind übernommen. Der Adresse wird als Einrichtungstyp ‚Med. Behandlungseinrichtung’ beigefügt.

  • image14 Speichern Sie den neuen Adress-Datensatz.

    Im Feld Adresse des/der Einsenders/-in des Meldungs-Datenblattes erscheint die Verknüpfung zum neu angelegten meldenden Labor, dessen Adress-Datenblatt durch Klick auf den Namen geöffnet werden kann.

image162 Fall zur Meldung

Hier wird zur Meldung ein neuer Fall erzeugt, oder die Meldung wird mit einem bereits bestehenden Fall verknüpft.

Auf zuvor verarbeitete Meldungen, die der aktuellen Meldung vorausgehen wird ggf. im Feld Verwandte Meldungen des Meldungs-Datenblattes hingewiesen. Wurde aufgrund einer vorausgehenden Meldung bereits ein Fall angelegt, so muss die aktuelle Meldung mit dem bereits existierenden Fall über die Schaltfläche image163 Zuordnen zu einem Fall verknüpft werden, damit ergänzende Informationen aus der aktuellen Meldung in den bereits existierenden Fall übernommen werden können.

image110 Meldungsdetails

Hier werden bei Erregernachweismeldungen auch die Angaben zum nachgewiesenen Erreger, den eingesetzten Nachweismethoden, sowie das Ergebnis der Untersuchung angezeigt.

Erzeugen eines Falles aus dem Meldungsdatensatz

Bevor Sie zu einer Meldung einen neuen Fall anlegen, sollten Sie sicher sein, dass es zur betroffenen Person (dem Patienten, der mit der Meldung verknüpft wurde) noch keinen aktuellen Fall der entsprechenden Übermittlungskategorie gibt.

Um dies zu überprüfen

  • klicken auf die Verknüpfung im Feld Zuordnung Patient/in

    Es öffnet Sich das Personen-Datenblatt zur erfassten und verknüpften Person zur Meldung.

  • Im Abschnitt Verknüpfungen des Personen-Datenblattes suchen Sie nach einem Eintrag vom Typ Patient/in, dessen Übermittlungskategorie zum Meldetatbestand der Meldung passt und notieren Sie sich ggf. das Aktenzeichen des Falles.

Sie haben sich überzeugt, dass die betroffene Person noch nicht in der Datenbank vorhanden ist, oder, sofern ein Personendatensatz zur betroffenen Person vorliegt, dass für diese nicht bereits aufgrund einer zuvor eingegangenen Meldung ein Fall angelegt wurde, den die aktuelle Meldung ergänzt.

  • Betätigen Sie die Schaltfläche image164 Meldung einem neuen Fall zuordnen am rechten Rand des Feldes Zugehörigkeit zum Fall.

    Es öffnet sich der Dialog Auswahl, mit der zur Meldung passenden Datensatzkategorie.

  • Bestätigen Sie die Auswahl mit < OK >

    Es öffnet sich ein Fall-Datenblatt in dem alle Angaben aus der elektronischen Meldung übernommen wurden.

  • image14 Speichern Sie den neuen Fall-Datensatz.

Ergänzung eines bereits vorhandenen Falles

Lag zum Patienten/zur Patientin bereits ein zum Meldetatbestand der Meldung passender Fall-Datensatz vor,

  • betätigen Sie die Schaltfläche image163 Meldung einem vorhandenen Fall zuordnen am rechten Rand des Feldes Zugehörigkeit zum Fall.

    Es öffnet sich die Fall-Suche.

  • Tragen Sie im Feld Suchtext das Aktenzeichen des vorhandenen Falles ein.

  • Setzen Sie unter Suche nach ein Häkchen bei Aktenzeichen

    alternativ:

  • Tragen Sie im Feld Suchtext den Namen des Patienten/der Patientin ein.

  • Setzen Sie unter Suche nach ein Häkchen bei Patient/in.

  • Starten Sie die find Suche.

  • Markieren Sie den passenden Fall und

  • Bestätigen Sie die Auswahl mit < OK >

    Es öffnet sich das Datenblatt des bereits vorhandenen Falles. Im Abschnitt Zuordnung ist die elektronische Meldung in der Liste der Meldungen eingetragen. Durch Doppelklick auf den Eintrag lässt sich das zugehörige Meldungs-Datenblatt öffnen.

INFO Durch sog. ‚Mapping’ werden die in der elektronischen Meldung hinterlegten LOINC und SNOMED-Codes in Inhalte des Fall-Datenblattes übersetzt. Die Vollständigkeit und Richtigkeit der Übernahme in den neu angelegten, oder ergänzten Fall sollte immer geprüft werden.